Wie lange Belege aufbewahren? Fristen für Selbstständige im Überblick

Rechnungen, Quittungen, Verträge, Kontoauszüge: Wer selbstständig ist, sammelt schnell Papier und Dateien an. Die Frage „Was kann weg, und was muss bleiben?“ stellt sich spätestens beim nächsten Aufräumen. Dieser Beitrag gibt dir einen Überblick über die gängigen Fristen und zeigt, wie du so ablegst, dass du Unterlagen jederzeit wiederfindest. Er ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung. Prüfe bei Unsicherheit den aktuellen Stand beim Finanzamt oder bei einer Steuerberatung.

Die wichtigsten Fristen

Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Kontoauszüge: in der Regel 8 Jahre. Früher waren es 10 Jahre, die Frist wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz verkürzt.
Handels- und Geschäftsbriefe, also die geschäftliche Korrespondenz, etwa Angebote, Aufträge und Mails dazu: 6 Jahre.
Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse, zum Beispiel Kassenbuch und Einnahmenüberschussrechnung: 10 Jahre.

Die Fristen gelten für Selbstständige und Betriebe. Auch Kleinunternehmer sollten sich daran orientieren, selbst wenn sie keine Umsatzsteuer ausweisen.

Wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 läuft also ab dem 31. Dezember 2026 und kann bei 8 Jahren Frist Ende 2034 ausgesondert werden. Hängt noch ein Verfahren, etwa eine Prüfung oder ein offener Streit, bleiben die Unterlagen länger.

Digital aufbewahren

Viele Unterlagen dürfen digital archiviert werden, wenn sie lesbar, vollständig und unveränderbar abgelegt sind. Bei einem E-Rechnungs-Format, das du als Datei bekommen hast, solltest du die Datei selbst aufheben, nicht nur einen Ausdruck. Ein Foto eines Kassenbons ist praktisch, ersetzt aber nicht in jedem Fall das Original. Kassenzettel auf Thermopapier verblassen mit der Zeit. Mach deshalb früh eine Kopie, bevor der Text unleserlich wird.

Eine einfache Ordnung, die funktioniert

Nach Jahr trennen. Ein Ordner oder Verzeichnis pro Kalenderjahr macht das Aussortieren leicht.
Nach Art gliedern. Zum Beispiel Einnahmen, Ausgaben, Verträge, Versicherungen, Bank.
Fortlaufend nummerieren. So findest du Belege über die Nummer im Kassenbuch.
Einmal im Jahr aufräumen. Am Jahreswechsel packst du das Vorjahr ab und sonderst aus, was die Frist erreicht hat.

Ein Beispiel für den Jahreswechsel

Du nimmst den Ordner „2026“ und prüfst: Sind alle Rechnungen drin? Fehlen Kontoauszüge? Steht auf dem Rücken das Jahr? Dann stellst du ihn zu den älteren Jahren. Gleichzeitig schaust du, welcher Jahrgang gerade aus der Frist läuft, und prüfst vor dem Entsorgen, ob noch etwas offen ist. Papier mit persönlichen Daten gehört in den Aktenvernichter, nicht in die Papiertonne.

Was du länger behalten solltest

Verträge, solange sie laufen und noch eine Zeit danach
Unterlagen zu Anlagegütern, solange du sie nutzt
Nachweise zu Versicherungen und Rentenansprüchen
Alles, was zu einer laufenden Auseinandersetzung gehört

Datensicherung nicht vergessen

Wer digital ablegt, braucht eine zweite Kopie an einem anderen Ort, etwa auf einer externen Festplatte, die nicht ständig am Rechner hängt. Teste ab und zu, ob sich eine gesicherte Datei wirklich öffnen lässt. Benenne Dateien einheitlich, zum Beispiel mit Datum, Aussteller und Betrag. Das spart beim Suchen viel Zeit und hilft auch, wenn eine Prüfung ansteht und du Unterlagen schnell vorlegen möchtest.

Ein Blick auf den Alltag

Viele Selbstständige haben im Laufe des Jahres drei Ablageorte: den Briefkasten-Stapel, den Mailordner und die Fotos auf dem Handy. Wenn du am Monatsende zehn Minuten einplanst, um alles an einen Ort zu bringen, sparst du dir im Januar den großen Aufräumtag. Lege dafür einen festen Wochentag fest, an dem du neue Belege abheftest oder in den Jahresordner verschiebst. Hängt ein Beleg an einer bestimmten Buchung, notiere die Nummer, damit du ihn später schnell findest.

Typische Fehler

Belege lose in Taschen oder Schubladen sammeln
Zu früh wegwerfen, weil die Frist falsch berechnet wurde
Digitale Dateien ohne Datensicherung speichern
Keine Ordnung bei privaten und geschäftlichen Unterlagen

Hilfen zum Ablegen

Wenn du ein System suchst: Der Belegordner bringt eine Struktur mit, die Jahresabschluss-Checkliste hilft beim Aufräumen zum Jahreswechsel, und der Fristen-Kompass für Selbstständige hält die wichtigsten Daten übersichtlich zusammen. Passe die Vorlagen an deinen Betrieb an.

Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Stand November 2026.